Een ‘Real-Time’ Agenda
Een flinke verandering is het werken met een “real-time” agenda. Dat betekent: geen vooraf dichtgetimmerde agenda, maar eentje die ontstaat tijdens het overleg. En die aangevuld kan (en zal) worden tijdens het behandelen van andere agendapunten.
Dat roept ongetwijfeld ongemak op, zeker bij teams die gewend zijn om de agenda van tevoren te ontvangen en de tijd te krijgen om alle agendapunten zorgvuldig voor te bereiden. Dat voelt ook logisch en professioneel, toch? Waarom dan toch deze aanpak, die daar recht tegenin gaat?
Een agenda die “real-time” wordt vastgesteld, heeft een aantal grote voordelen. Allereerst wordt de drempel om deel te nemen aan het overleg verlaagd. De praktijk is dat niet iedereen z’n huiswerk doet en in deze aanpak wordt dat ook niet van je verwacht. Daarnaast kan het werken met een vooraf vastgesteld agenda onnodige vertraging opleveren. Het impliceert namelijk dat er geen wezenlijke veranderingen plaatsvinden tussen het moment van rondsturen van de agenda en de meeting. Terwijl we bij wendbare teams willen dat het werk altijd doorgaat.
Een ander voordeel is de mogelijkheid om direct op elkaar voort te kunnen bouwen, op basis van de inzichten die ontstaan tijdens het overleg. De term die daarvoor meestal wordt gebruikt is “vervolgspanning”, een agendapunt dat voortvloeit uit een eerder agendapunt en apart wordt behandeld.
““We verzamelen alle spanningen als agendapunten die we in dit overleg willen behandelen. Zet je spanning in één of twee woorden op de agenda.
Wil je een voorstel inbrengen of heb je meer dan 2 minuten tijd nodig voor jouw spanning, geef dat dan aan met een sterretje.
Tip: voer eventueel jouw spanningen gedurende de week alvast op. Tijdens het overleg importeren we alle spanningen voor de agenda-opbouw.”.”
Een secretaris (dit iets anders dan een secretaresse), zet de verschillende agendapunten in een online tool. Dat kan iets zijn wat hier specifiek voor gemaakt is (zoals Holaspirit of Glassfrog), maar het kan ook meer algemene software zijn (zoals Trello). Zolang alle teamleden maar kunnen volgen wat er gebeurt en naderhand kunnen teruglezen, ook als ze niet aanwezig zijn geweest.
Zo ontstaat een lijst met agendapunten, elk benoemd in maximaal 2 woorden! Dit voorkomt dat de spanning al wordt toegelicht voordat deze wordt besproken. Ook daar zit uiteraard weer een gedachte achter. Want het is in deze fase niet belangrijk dat andere teamleden begrijpen wat je met een agendapunt wilt. Zolang jij daar zelf maar een idee bij hebt, wanneer het aan bod komt.
Daarnaast wordt bij elk agendapunt vermeldt wie het inbrengt, de ‘eigenaar’ van de spanning. Hier zit opnieuw een heel wezenlijke verandering achter.
Teams behandelen in deze manier van overleggen regelmatig 20 tot 30 agendapunten in een meeting van 60 minuten. Hoe kan dat nou? Zeker vanuit de situatie dat het team nu al moeite heeft om 5 agendapunten binnen de tijd behandeld te krijgen?
De kern is dat we niet proberen alle samenhangende wensen en problemen op te lossen in hetzelfde agendapunt. We trekken de verschillende perspectieven en behoeften uit elkaar en behandelen ze stuk voor stuk. En daarom is het belangrijk om goed vast te leggen wie het agendapunt inbrengt, want daarmee kunnen we aan het einde van elk agendapunt vaststellen of aan deze specifieke wens of behoefte is voldaan.
We behandelen samenhangende agendapunten dus los, maar wel gegroepeerd. Daar ligt een rol voor alle teamleden in het effectief behandelen van de agenda. Want op het moment dat jij een agendapunt hebt dat samenhangt met het zojuist afgerond punt, dan geef je dat op dat moment aan bij de facilitator. Die zal dan meteen met jouw punt verdergaan, zodat we bij hetzelfde onderwerp blijven maar dan vanuit een ander perspectief.
Meestal neemt het bouwen van een agenda ongeveer 2 minuten in beslag en wordt deze agenda vervolgens tijdens het overleg verder uitgebreid. De facilitator zal iedereen ook uitnodigen om dit te blijven doen, waarbij het zijn / haar verantwoordelijkheid is om alle agendapunten binnen de tijd te behandelen!
Mocht je al weten dat jouw agendapunt meer tijd in beslag zal nemen dan 2 minuten, bijvoorbeeld omdat je een paar slides wil laten zien, dan is het een goed gebruik om een sterretje voor je agendapunt te zetten. Hiermee communiceer je naar de facilitator dat jouw agendapunt iets meer tijd zal vragen. De facilitator zal jouw agendapunt dan verplaatsen naar het einde van de agenda. De gedachte is dat aan het einde van de agenda duidelijk is hoeveel tijd nog beschikbaar is voor het behandelen van langere punten, zonder daarbij andere punten van de agenda te drukken.
De allerlaatste stap, voordat we het eerste agendapunt gaan behandelen, is dat de facilitator vraagt of er een punt is waarmee hij / zij moet beginnen. Dit lijkt een overbodige vraag, omdat immers alle agendapunten behandeld gaan worden binnen de tijd!
De reden dat we dit toch vragen is dat er agendapunten zullen zijn die de aandacht afleiden totdat ze zijn behandeld. Bijvoorbeeld omdat het een gevoelig punt is of omdat het “top of mind” is. Dus het is een uitnodiging om als team een “eat the frog” te doen, tijdens de meeting, voordat de rest van de punten wordt behandeld.
Als binnen anderhalve seconden niemand heeft aangegeven dat er een punt is waarmee begonnen moet worden, dan begint de facilitator gewoon bij een agendapunt naar eigen inzicht.
