ACTIE
Een actie is een concrete eenmalige stap die aan een rol kan worden gegeven. Acties kunnen zowel binnen als buiten het werkoverleg worden gevraagd om een spanning op te lossen. Tijdens het werkoverleg kun je acties herkennen doordat ze beginnen met een enkelvoudig werkwoord in de gebiedende wijs. Bijvoorbeeld: Geef feedback op het gedeelde document.
BESTAANSREDEN
De bestaansreden staat centraal binnen de RSPND methode en verduidelijkt de identiteit of de bedoeling van een rol of cirkel. Synoniemen waar je aan zou kunnen denken is het “kerndoel, het “waarom” of het “mission statement”. De bestaansreden beschrijft de beoogde toekomstige staat (geen werkzaamheden). Bijvoorbeeld: een positief imago van onze organisatie.
BEZWAAR
De bezwarenronde is onderdeel van het PingPongen en wordt gebruikt om te bepalen of een voorstel veilig genoeg is om te proberen of dat er een onmisbare verandering nodig is om het doorgang te laten vinden. Als je een bezwaar hebt, helpt de facilitator je aan de hand van een aantal vragen te bepalen of het een geldig of ongeldig bezwaar is.. Worden alle check-vragen met “ja” beantwoord dan is het bezwaar geldig en passen de indiener en bezwaarmaker het voorstel samen aan zodat de schade eruit wordt gehaald.
CIRKEL
De RSPND methode maakt gebruik van een cirkelstructuur. Hierbij wordt al het werk wat in de organisatie plaats vindt, ondergebracht in één of meerdere cirkels. Je kunt een cirkel zien als een clustering van rollen en werkafspraken met een gemeenschappelijk kerndoel. Een cirkel is autonoom en werkt zelf-organiserend richting haar bestaansreden. Meer informatie over cirkels en rollen, vind je op deze kaart.
CIRKELBEGELEIDER
Tijdens de transitie naar de nieuwe manier van werken, worden cirkels vaak begeleid door iemand met de rol “Cirkelbegeleider”. Deze rol wordt altijd vervuld door iemand die de methodiek volledig begrijpt. In Holaspirit kun je op de rol klikken om de bestaansreden en verantwoordelijkheden te lezen. Vaak is deze “Een soepele kennismaking met en blijvende adoptie door de cirkel van de nieuwe manier van werken”
CONSENT
[TBD]
DOMEIN
Middelen, processen of andere zaken die als exclusief eigendom van een rol zijn aangemerkt.
Bijvoorbeeld de woordvoering richting de pers.
DOMEINAFSPRAAK
Een specifieke afspraak / situatie die, door de domeinhouder, buiten het domein is gesteld en waarvoor je geen toestemming hoeft te vragen. Bijvoorbeeld: woordvoering richting de pers rondom evenement xyz (vanuit het domein op ‘woordvoering richting de pers’).
FACILITATOR
De Facilitator is een van de drie kernrollen binnen een cirkel en wordt via een verkiezing gekozen. De facilitator is verantwoordelijk voor het regisseren van het werk- en roloverleg. Het is hun taak om een efficient overleg te leiden en ervoor te zorgen dat iedereen een stap vooruit komt. Het zijn vaak mensen die de methode goed begrijpen en rustig en positief kunnen blijven onder druk. Voor meer informatie over deze kernrol, klik je hier voor de methodische kaart.
FRAMING
[TBD]
GOVERNANCE
De governance van de cirkel zijn de neergeschreven regels en verwachtingen, met inbegrip van de cirkels, rollen, doelen, verantwoordelijkheden, domeinen en domeinafspraken. De governance van de organisatie en cirkels wijzigen constant naar gelang de behoeften van de omgeving en de organisatie.
INDICATOR
Een indicator is een getal, wat doorlopend aangeeft hoe goed de cirkel of rol haar bestaansrede aan het vervullen is. We bespreken Indicatoren tijdens het werkoverleg in de informatie rondjes. Bijvoorbeeld voor de rol van Routebepaler kan een indicator het aantal onvervulde rollen zijn en/of het aantal feedback momenten op de ‘fit’.
MANDAAT
Een mandaat is de bevoegdheid om besluiten te nemen of te handelen. In deze manier van werken volgt het mandaat niet uit de verantwoordelijkheden die bij een rol horen. Verantwoordelijkheden zijn bedoeld om verwachtingen expliciet te maken. Een zinvolle manier om daarover te denken is: “van welke rol mag ik het verwachten, wanneer niemand anders het doet?”. Het mandaat volgt wel uit de bestaansreden, omdat je alles mag doen (dus besluiten nemen en handelen) wat zinvol is vanuit de bestaansreden, tenzij er een regel is die het verbiedt. Zo’n verbod volgt uit een domein, een eigendomsrecht van een andere rol. Domeinen zijn bedoeld om de grenzen van je mandaat duidelijk te maken.
MEETING
Meetings vinden plaats volgens een specifieke vergaderstructuur en worden gefaciliteerd door een Facilitator en Secretaris. We onderscheiden twee soorten meetings: Werkoverleg en Roloverleg.
OKR
OKR staat voor Objectives and Key Results: kortcyclische doelen en meetbare resultaten. Het is een flexibele planningsmethode die de organisatiebrede strategie helpt vertalen naar kortcyclische doelen en verantwoordelijkheden. OKRs zijn gericht op afstemming en betrokkenheid rondom meetbare doelen en helpen ervoor te zorgen dat een team, ondanks verschuivende omstandigheden, toch de beoogde resultaten behaalt. Voor meer informatie over OKRs en hoe je ze het beste op kunt stellen, kan je op deze kaart meer lezen.
We komen vaak tegen dat indicatoren en OKRs door elkaar worden gehaald, omdat ze allebei doelstellingen meetbaar maken. Mocht dat ook bij jou het geval zijn dan kan je het verschil als volgt zien: een indicator geeft doorlopend aan hoe goed de cirkel haar bestaansrede aan het vervullen is, waarbij een OKR antwoord geeft op de vraag “wat is het ene dat moet lukken dit kwartaal”.
PINGPONG
Het PingPong-proces gebruiken we om op een grondige en snelle manier tot een besluit te komen over een voorstel. Buiten de RSPND methode bestaat deze naam niet, dus het gaat hier echt om Jargon. Pingpongen is de bijnaam die we gegeven hebben aan de methode van ‘integratieve besluitvorming’ en wordt gebruikt worden voor een cross-functionele besluiten tijdens een werkoverleg of voor rolwijzigingen tijdens een roloverleg. Het grootste verschil met andere manieren van besluitvorming is dat hier niet gezocht wordt naar consensus, maar naar consent. Elk voorstel wordt dan ook in principe aangenomen tenzij het aantoonbaar schadelijk is of buiten de autoriteit van de cirkel valt.
Binnen deze methode gaan we er vanuit dat wanneer iemand een verandering voorstelt, daar vaak een reden toe is en goed over is nagedacht. De basis houding is dus vertrouwen: “wij denken dat je het wel weet en gaan je helpen om de eventuele schade schade uit je voorstel te halen zodat je jouw spanning een stap verder kunt brengen”. Je kan op deze kaart meer informatie lezen.
RITME
[TBD]
ROL
Een rol is een verzameling doorlopende werkzaamheden vanuit een expliciet ‘kerndoel’. Een rol heeft een naam, een kerndoel, verantwoordelijkheden en soms één of meer domeinen. Het gemakkelijkste is om een rol te zien als een stukje werk wat in de organisatie gedaan moet worden. Een rol staat los van een persoon, is overdraagbaar en regelmatig vervult één persoon meerdere rollen in verschillende cirkels. Meer informatie over rollen en de verschillen met een functie, vind je op deze kaart.
ROLOVERLEG
Tijdens een roloverleg werk je aan de organisatie en bespreek je de governance van een cirkel. Een roloverleg vindt meestal maandelijks plaats of eerder wanneer nodig. In tegenstelling tot het werkoverleg bestaat een roloverleg alleen uit een check-in en eventuele huishoudelijke mededelingen. Daarna wordt direct de agenda opgesteld met voorstellen voor rolwijzigingen, welke worden behandeld via de PingPong methode. Het overleg eindigt met een check-out.
ROUTE
[TBD]
ROUTEBEPALER
De Routebepaler is een van de drie kernrollen binnen een cirkel en wordt aangesteld door de Routebepaler van de bovenliggende cirkel. De Routebepaler is eigenaar van de bestaansreden van de cirkel en o.a. verantwoordelijk voor het structureren van het werk en het toewijzen van mensen aan de rollen binnen zijn of haar cirkel. Routebepalers handelen vanuit dienend leiderschap, distribueren het werk en zijn daarmee significant anders dan managers. Op deze kaart kan je meer lezen over de rol.
SABOTAGE
Om te weten hoe je het makkelijker maakt om snelheid te maken met een team, is het behulpzaam om te weten hoe je het tegenovergestelde bereikt. Dat helpt je om patronen te herkennen die snelheid en voortgang frustreren.
SECRETARIS
De Secretaris is een van de drie kernrollen binnen een cirkel en wordt via een verkiezing gekozen. De Secretaris is binnen een cirkel verantwoordelijk voor het beheer van formele bestanden en het plannen en vastleggen van cirkeloverleggen. Het zijn vaak mensen die goed in de materie van de cirkel zitten, tegelijkertijd kunnen luisteren en typen en goed met IT applicaties te kunnen omgaan. Voor meer informatie over deze kernrol, klik je hier voor de methodische kaart.
SPANNING
Theoretisch uitgelegd is een spanning een kloof tussen hoe iets nu is en hoe het volgens jou zou moeten zijn. Het is iets wat voor jou in de weg staat om jouw rol in de organisatie te kunnen vervullen. Soms kan je deze spanning oplossen door er andere mensen van op de hoogte te stellen (informatie delen), door een vraag beantwoord te krijgen (informatie vragen), iemand te verzoeken om iets te gaan doen (een actie of project vragen) of door een voorstel te doen waar de rest van de groep met je over mee kan denken (voorstel inbrengen). Welke stap je kiest, hangt af van het soort spanning wat je hebt,
Praktisch uitgelegd kan je spanningen dus zien als agendapunten. Zowel tijdens een werk- als roloverleg worden spanningen op de agenda gezet en 1 voor 1 behandeld. Er wordt dan aan je gevraagd wat je nodig zou hebben om je spanning op te lossen of in ieder geval een stap vooruit te zetten.
VERANTWOORDELIJKHEID
Verantwoordelijkheden zijn verwachtingen die horen bij een rol of een cirkel. Je kan het zien als het werk waar de invuller eigenaarschap voor pakt en voor mag worden aangesproken. Vanuit een hiërarchische mindset, worden verantwoordelijkheden en domeinen vaak door elkaar gehaald. Het is hierbij goed om een verantwoordelijkheid als volgt te framen “ als niemand anders het doet, mag de verantwoordelijke er op worden aangesproken”. Wanneer ik de verantwoordelijkheid heb om deze jargonlijst bij te houden, is het niet verboden voor mijn collega’s om dingen toe te voegen of te veranderen. Sterker nog, dat mogen ze altijd doen zonder mij daar in te kennen. Echter mag alleen ik er op worden aangesproken wanneer er dingen missen. Een ander voorbeeld is dat de verantwoordelijkheid van een Routebepaler om feedback te geven op de ‘rolfit’ anderen er zeker niet van moet weerhouden om dat ook te doen. Echter, als niemand anders het doet, mag de Routebepaler er op worden aangesproken.
WERKOVERLEG
Tijdens een werkoverleg werk je in de organisatie. Het werkoverleg is een meeting die meestal wekelijks wordt gehouden om de ervoor te zorgen dat de juiste dingen worden gedaan om de bestaansreden van de cirkel te bewerkstelligen. Dit gebeurt elke keer en in elke cirkel volgens dezelfde vaste structuur, in zeven stappen. Op deze kaart lees je meer over deze stappen en hun doel.