OKR: Objectives & Key Results
OKR staat voor Objectives and Key Results: kortcyclische doelen en meetbare resultaten. Het is een flexibele planningsmethode die de organisatiebrede strategie helpt vertalen naar kortcyclische doelen en verantwoordelijkheden.
OKRs zijn gericht op afstemming en betrokkenheid rondom meetbare doelen. Bij wendbaar organiseren is de uitdaging om ondanks verschuivende omstandigheden toch de beoogde resultaten te behalen. OKRs beantwoorden aan deze uitdaging.
Hoe gebruik je OKRs?
Formuleer het Objective als een makkelijk te onthouden, korte en kwalitatieve beschrijving van wat je wilt bereiken. Hierin wordt duidelijk wat jij vooruit wilt brengen en verbeteren. Een doelstelling kan betrekking hebben op de hele organisatie, een cirkel of een rol.
Stel de Key Results op als een set aan kwantitatieve indicatoren die weergeeft langs welke wegen je naar de doelstelling toewerkt zodat je steeds kunt vaststellen wat de voortgang is.
Formuleer Initiatives om de resultaten te bereiken. Dit zijn de taken of projecten.
Waarom gebruiken we OKRs?
OKRs hebben een aantal voordelen die ook wel de ‘superpowers’ worden genoemd en in het Engels worden afgekort als F.A.C.T.S.: Focus, Alignment. Commitment Tracking & Stretching.
FOCUS: OKR’s laten zien wat het allerbelangrijkste is voor de komende drie maanden.
AFSTEMMING: OKR’s stellen ons in staat om verschillende doelen op elkaar af te stemmen.
BELANG: OKR’s laten zien welke resultaten onmisbaar zijn.
VOORTGANG: OKR’s stellen ons in staat om de voortgang te meten en bij te sturen.
AMBITIE: OKR’s helpen ons om het onderste uit de kan te halen.
Formuleren van Objectives: waar moet je op letten?
In de eerste plaats is het natuurlijk belangrijk dat je Objectives inhoudelijk goed zijn.
De 5 checks die we daarbij uitvoeren zijn:
Waardeverhogend - waardevol voor de klant
Afgebakend - max. 3 doelstellingen per entiteit
Afgewogen - uitdagend maar haalbaar
Beïnvloedbaar - binnen bereik van het team / de cirkel
Tijdgebonden - haalbaar binnen afzienbare tijd
Als de objectives inhoudelijk kloppen, kun je ze verder verbeteren door naar de vorm te kijken.
De 5 checks die we daarbij uitvoeren zijn:
Makkelijk te onthouden - liefst niet meer dan 1 Objective per team per kwartaal (en maximaal 3!)
Concreet - doeltreffend en actiegericht
Kort en krachtig - in begrijpelijke taal
Inspirerend - positief en toekomstgericht
Kwalitatief - omschrijvend, zonder cijfers
Aanvullende tips voor het formuleren van Objectives zijn:
• Formuleer een doelstelling niet als “pakkende titel” voor een gewenst resultaat, maar echt als richtinggevende ambitie..
• Neem geen vage begrippen op in je Objective, zoals verhogen, optimaliseren of verbeteren. Deze woorden komen wél terug bij de Key Results.. Wees in je Objective specifiek en benoem juist het eindpunt. Als vuistregel is het goed om werkwoorden zoveel mogelijk te vermijden in je Objective.
• Vermijd getallen in je in Objective. Als je merkt dat er bij het formuleren van de doelstelling cijfers worden genoemd, is dat eigenlijk al een van de Key Results. Ga een stap terug en kijk eerst waar dat cijfer naartoe zou leiden en schrijf dat op als Objective.
Formuleren van Key Results: waar moet je op letten?
Ook hier kijken we eerst naar de inhoud van de Key Results.
De 3 checks die we daarbij uitvoeren zijn:
Effectief - de uitkomst (het effect), niet de output
Afgewogen -ambitieus en haalbaar
Meetbaar - een getal dat we continu kunnen meten
En ook hier kijken we daarna naar de vorm van de Key Results.
De 3 checks die we daarbij uitvoeren zijn:
Afgebakend - 2 tot 4 resultaten per doelstelling
Inzichtelijk - van huidig naar doel (target)
Consequent - alle resultaten behaald = doel behaald
Aanvullende tips voor het formuleren van Key Results zijn:
• Probeer resultaten zo min mogelijk “binair” op te stellen. Binaire Key Results hebben maar twee mogelijk uitkomsten: ‘wel behaald of niet behaald’. Het is effectiever om doelen te formuleren op een schaal, die inzicht geeft in hoe ver je.gevorderd bent richting het resultaat..
• Wees er alert op dat het resultaat echt alleen de voortgang op de doelstelling meet en niet (ook) iets anders. Het Key Results moet dus een logische vertaling zijn van het bovenliggende Objective.
• Mijlpalen en initiatieven zijn geen concrete resultaten; vermijd deze bij het opstellen van de resultaten. Initiatieven moeten het Key Result in beweging zetten (dus de naald doen bewegen van A naar B).
• Bij het formuleren van een Key Result hebben we vaak de neiging om een taak te benoemen. Door de toetsvraag te stellen “en wat bereiken we hiermee?” kom je wel tot de juiste formulering van het gewenste resultaat. Voeg nu alleen nog het beoogde aantal of het percentage toe.
De standaardformule voor het formuleren van een goed Key Results is:
“Verhoog / Verlaag [indicator] van [baseline] naar [target] vóór [einddatum]”
Als je deze formulering aanhoudt zit je goed! En als je er achter komt dat je niet weet wat de baseline nu is, join the club! Dat is een stap in de goede richting en aanleiding om meer inzicht te gaan krijgen.
Heb je vragen over het formuleren van OKRs? Wil je even op weg geholpen worden? Je kunt altijd even contact met ons opnemen voor extra kennis & inspiratie. We helpen je graag op weg!