Werken in de organisatie

Het werkoverleg is een meeting die vaak wekelijks wordt gehouden om de voortgang van de cirkel op weg naar het kerndoel te bespreken. Dit overleg vervangt de supervisie in een traditionele management structuur, doordat alle leden van de cirkel op een transparante manier aan elkaar verantwoording afleggen over hun projecten, verantwoordelijkheden en terugkerende activiteiten.

Het doel van het werkoverleg is om over de gehele breedte een stap vooruit te maken. Om dit te bewerkstelligen zorgt de facilitator ervoor dat alle spanningen worden behandeld en iederee de kans krijgt om een stap vooruit te kunnen zetten. Dit gebeurt elke keer en in elke cirkel volgens dezelfde vaste structuur in de volgende zeven stappen; een check-in, drie informatie rondjes, het opbouwen en bespreken van de agenda en een check-out.

• De check-in is bedoeld om te landen in het overleg. 1 voor 1 benoemen de cirkelleden of er iets is wat ze bezig houdt of afleidt buiten dit overleg om.

• De informatie rondes dienen om informatie op te halen en spanningen te agenderen. Hierbij worden checklist items, indicatoren en het projectenbord besproken.

• De agenda wordt gebruikt om alle spanningen 1 voor 1 langs te gaan. De facilitator helpt de eigenaar van de spanning om deze op te lossen of in ieder geval een stap verder te brengen. Bijvoorbeeld door het delen of halen van informatie, het vragen van een actie of project of door het doen van een voorstel of rolwijziging. Hierbij wordt je als eigenaar aan het begin gevraagd wat je nodig hebt en gaat de facilitator pas door met de volgende spanning als jij hebt aangegeven dat je gekregen hebt wat je nodig had.

• Zijn er geen spanningen meer, dan wordt het overleg afgesloten met een check-out. In deze ronde reflecteren we op het overleg. 1 voor 1 benoemen we hoe we het overleg ervaren hebben en wat we de volgende keer beter kunnen doen.

Werken aan de organisatie

Het roloverleg vindt meestal maandelijks plaats of eerder wanneer nodig. Tijdens een roloverleg werk je aan de organisatie en bespreek je de governance van een cirkel. Je bespreekt bijvoorbeeld de wens voor nieuwe rollen of doet aanpassingen aan de huidige structuur. Het roloverleg geeft iedereen de mogelijkheid om als sensor voor de organisatie te functioneren en zelfstandig aanpassingen voor te stellen.

Door dit periodieke roloverleg zorgen we voor een continue stroom aan kleine, incrementele verbeteringen. Zo zorgen we dat de organisatie blijft passen bij de vraag vanuit de buitenwereld. De cirkelstructuur in Holaspirit geeft altijd een volledig en transparant beeld van de werkelijkheid.

In tegenstelling tot het werkoverleg bestaat een roloverleg alleen uit een check-in en eventuele huishoudelijke mededelingen. Daarna wordt direct de agenda opgesteld met voorstellen voor rolwijzigingen, die worden behandeld via de PingPong methode. Het overleg eindigt met een check-out.

PingPongen is een manier van integratieve besluitvorming, waarbij niet naar consensus, maar naar consent gezocht wordt. Consensus houdt in dat iedereen voor moet zijn. Consent heb je wanneer er niemand vanuit zijn rol tegen is. Deze manier van besluitvorming waarborgt de autonomie binnen de rollen en zorgt ervoor dat we als organisatie snelheid kunnen behouden.

De opzet van het roloverleg kan je hier vinden,