De Check-in
Elk overleg begint met een check-in. Dit is een rondje waarin iedereen kort benoemt of er dingen zijn die hen op dat moment bezighouden of afleiden om met hun volledige aandacht bij het overleg te zijn.
Dit zijn geen inhoudelijke gedachten over het werk, maar juist wat hen afleidt van dat werk! De check-in vervult daarmee een paar verschillende functies. Allereerst stelt het je in staat om bij jezelf te rade te gaan wat je bezighoudt, als een soort mini-mindfulness oefening. Daarnaast geeft het anderen de gelegenheid om inzicht te krijgen hoe je in het overleg aanschuift. Om zo ook rekening met je te kunnen houden.
Na duizenden check-in te hebben begeleid, blijft het wonderlijk en verrassend wat er op tafel komt. En wat er dus mogelijk ongezien was gebleven als we deze check-in hadden overgeslagen!
““We benoemen afleidingen en landen in het overleg. Probeer echt te rade te gaan of er dingen zijn die je afleiden, in plaats van alleen “check-in” te zeggen. We doen dit één voor één, zonder op elkaar te reageren. Wat houdt jou op dit moment bezig? Wat staat je in de weg om met je volle aandacht bij dit overleg te zijn?”.”
De check-in hoort, voor het hele team, maar een paar minuten in beslag te nemen. Geen diepgravende therapeutische sessie, maar een kort moment om stil te staan bij hoe je in je vel zit. En daar zit meteen nog een andere functie van de check-in. Want door dit herhaaldelijk te doen, namelijk bij elke meeting die je hebt, oefen je als team op een heel concrete manier met kwetsbaarheid.
Door het continu uitvoeren van check-ins leert een team dat het veilig is om gevoelige, meer kwetsbare gedachten te delen. En dat is relevant voor het werk, vooral op de momenten dat het niet zo gaat als verwacht of gehoopt. Want door te oefenen met kwetsbaarheid en daarom ook dán te kunnen benoemen wat er aan de hand is, wordt elk probleem beter hanteerbaar.
Essentieel bij de check-in is dat er niet op elkaar wordt gereageerd, ook niet non-verbaal. Het is bedoeld als ruimte om kort iets te delen, zonder onderbroken te worden. Er zullen momenten zijn waarop dit heel onnatuurlijk voelt. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin iemand deelt in verwachting te zijn. Dan zul je uiteraard (maar wel bij hoge uitzondering!) afwijken van de regel dat er niet op elkaar gereageerd wordt. Het maken van verbinding staat in dat geval uiteraard voorop. Het is aan de facilitator om op die manier gericht af te wijken van de structuur.
Het werkt prettig om aan het einde van elke individuele check-in te eindigen met “Check-in!”. Daarmee zeg je eigenlijk “ik heb mijn check-in afgerond en geef het woord door aan de volgende”. Door dit te doen houd je meer snelheid tijdens de ronde.
