De Check-Out
De facilitator zorgt dat alle agendapunten zijn behandeld binnen de beschikbare tijd én dat er een paar minuten overblijven om een check-out te doen. In deze check-out wordt iedereen gevraagd om, zonder onderbroken te worden, terug te kijken op het overleg. Hoe heb je het ervaren en wat kunnen we de volgende keer beter doen?
““We kijken terug op het overleg en benoemen wat we volgende
keer beter kunnen doen. Zeg niet alleen “check-out” maar ga echt
even na hoe het ging en wat we kunnen leren of verbeteren. We
doen de check-out één voor één, zonder op elkaar te reageren.
We benoemen in de check-out geen nieuwe spanningen. Wat
vond jij van het overleg, wat vond je prettig en wat zou je volgende
keer liever anders zien?”.”
Hiermee werk je als team aan het verbeteren van het proces van overleggen. Want teamleden zullen misschien zeggen dat de check-in te oppervlakkig was of dat we te lang bij een projectenbord bleven hangen of dat tijdens het behandelen van spanningen te weinig discipline was om op je beurt te wachten.
Als er acties voorkomen uit de check-out, worden die niet vastgelegd door de secretaris. Omdat we tijdens de check-out geen nieuwe spanningen benoemen.
Als bijvoorbeeld de facilitator zich aangesproken voelt in een check-out, dan kan hij / zij dat uiteraard wel zelf op een eigen actielijst zetten. En natuurlijk kunnen teamleden het ook tijdens een volgend overleg als spanning op de agenda zetten.
Op een dieper niveau helpt de check-out om te wennen aan het delen van feedback. In bijna elke organisatie is feedback en evalueren een ondergeschoven kind en op deze manier wordt daarmee tijdens elk overleg geoefend. Vaak is de check-out ook een energieke manier om het overleg af te sluiten. Want eigenschappen als snelheid, ontspanning en gelijkwaardigheid van de overlegvorm worden als heel positief ervaren. En dat is fijn om je collega’s te horen zeggen aan het einde van een overleg!
Vergelijkbaar met de check-in eindigt ook iedere individuele check-out met de woorden “Check-Out!’. Dat zorgt ervoor dat je zeker weet dat iemand klaar is met zijn / haar check-out en dat je niet per ongeluk door elkaar heen gaat praten.