WErken in cirkels en rollen
Cirkelstructuur
Hierboven zie je een voorbeeld van een organigram. Deze ziet er anders uit dan je waarschijnlijk gewend bent. Je ziet bijvoorbeeld geen namen, maar korte omschrijvingen van stukken werk. Dit komt doordat je in een cirkelstructuur in plaats van de mensen juist het werk centraal zet. Dit werkt als volgt:
De bestaansreden van je organisatie (het doel waar jouw organisatie naar toe werkt) wordt centraal gezet en gerepresenteerd door de grootste cirkel. Vanuit hier wordt gekeken wat er nodig is om dit doel te bereiken. Al deze stukken werk worden vervolgens weer ondergebracht in onderliggende rollen en cirkels, waardoor deze automatisch bijdragen aan het verwezenlijken van de bovenliggende cirkel. Er is dus nog altijd sprake van een hiërarchie. Het grote verschil is dat deze is niet langer is gekoppeld aan personen, maar aan doelen.
Wanneer je werkt in een cirkelstructuur werk je in rollen. Je kunt een rol zien als een stuk werk wat gedaan moet worden om de bestaansreden van haar cirkel te helpen realiseren. Rollen zijn over het algemeen kleiner en flexibeler dan functies, waardoor je er vaak meerdere simultaan vervult. Doordat je binnen deze structuur logischerwijs niet meer met managers of supervisors werkt, vervul je je rollen semi-autonoom. Dit houdt in dat je het vertrouwen en de vrijheid krijgt om te handelen naar eigen inzicht. Vanuit jouw rol, mag je zelfstandig beslissingen maken en doen wat nodig is, tenzij er een regel is die het verbiedt.
HOLASPIRIT
De cirkelstructuur van jouw organisatie kan je terugvinden in Holaspirit. Holaspirit is een volledig transparant webplatform wat áltíjd de huidige realiteit weergeeft van jouw organisatie en al het werk wat daarin plaats vindt. Via https://app.holaspirit.com kan je inloggen en vast op onderzoek uitgaan. Benieuwd hoe de app precies werkt en op zoek naar wat tips en tricks? Klik dan hier.
WERKEN BINNEN EEN CIRKELSTRUCTUUR
Om als organisatie wendbaar te blijven, is het belangrijk dat beslissingen snel gemaakt kunnen worden op de plek waar het werk plaatsvindt. Niet enkel t.b.v. de uitvoer, maar ook op organisatorisch niveau door het (her)inrichten van cirkels met de rollen die nodig zijn om het werk van dat moment te doen. Hierdoor stappen we af van vaste en statische functies en werken we met een evoluerend rollenpakket waarin je 1 of vaak meerdere rollen vervult.
Welke rollen er binnen een cirkel zijn, is afhankelijk van het werk wat er gedaan moet worden. Er zijn er 3 die iedere cirkel heeft. Dit is de rol van Secretaris, Facilitator en Routebepaler. De Routebepaler van een cirkel is verantwoordelijk voor de bestaansreden van de gehele cirkel en mag vanuit daar als enige voor de cirkel rollen toewijzen en afnemen. Wanneer je door een Routebepaler benaderd wordt voor een rol mag je zelf bepalen of je deze accepteert of niet. Hierdoor sta jij aan het roer van wat je oppakt en zijn jouw rollen gebaseerd op zowel je eigen interesses én de behoefte vanuit de organisatie. Naast het weigeren van een rol, mag je deze ook altijd teruggeven. Bijvoorbeeld wanneer je merkt dat je hier te weinig prioriteit aan kan geven of het zinvoller voor de organisatie is wanneer je je focus verlegd. Hoe dit allemaal in de praktijk in z’n werk gaat is één van de afspraken die in jouw organisatie worden vastgelegd.
Een belangrijk gegeven is dat wanneer je een rol hebt aanvaard je ook de (expliciet benoemde) verantwoordelijkheden draagt. Daar tegenover staat je binnen de context van die verantwoordelijkheden alles mag doen om de bestaansreden van jouw rol te realiseren, tenzij er een expliciete regel is die dat verbiedt. Dit bedoelen we wanneer we spreken van gedistribueerde ipv gedelegeerde macht: wanner je een rol uitvoert krijg je het vertrouwen en de vrijheid om te handelen naar eigen inzicht. Ook gaat binnen deze methodiek het nemen van beslissingen anders. Waar in een traditionele omgeving beslissingen genomen worden op basis van consensus, wordt dat in deze manier van werken op basis van consent gedaan.
Misschien ben je kritisch over hoe dit werkt, is het de zóveelste verandering op rij binnen jouw organisatie en vraag je je af wat dit precies voor jou gaat betekenen. Of misschien ben je wel super enthousiast en kan je niet wachten om het uit te proberen.
Het werken in cirkels is iets wat je moet ervaren om het echt te kunnen begrijpen. Vanuit dit oogpunt worden alle nieuwe cirkels de eerste 12 weken begeleid en zijn gedurende die tijd verschillende soorten trainingen en workshops beschikbaar. Om te beginnen aan het traject heb je geen voorbereiding nodig, maar mocht je het interessant vinden om alvast meer te weten, bespreken we hieronder de context van de meest zichtbare verschuivingen door deze methodiek te adopteren.
Doelgericht werken
en beginnen bij het waarom
Met doelgericht werken wordt bedoeld dat niet de mens, maar het werk centraal staat en we ons, als werknemers, allemaal voegen naar het kerndoel en de prioriteiten van de organisatie. Voor het invullen van jouw rollen betekent dit dat je kijkt naar de bestaansreden van je cirkels en vanuit daar bepaalt welke projecten en acties er nodig zijn om deze zo goed mogelijk in te vullen.
We gaan daarnaast ook anders om met autoriteit. Werk wordt namelijk niet gedelegeerd, maar gedistribueerd. Het verschil tussen delegeren en distribueren is als volgt: delegeren gaat om het overdragen werk aan anderen zonder de (eind) verantwoordelijkheid uit handen te geven. Je stuurt hierbij zowel op het wat, het stuk werk, als de hoe, de uitvoer. Bij distribueren wordt de eigenaarschap verplaatst en de hoe volledig losgelaten. Voor jou betekent dit dat je de eigenaar wordt van jouw rollen en daarbij de vrijheid krijgt om het werk uit te voeren op een manier die bij jou past. Je krijgt het vertrouwen en mag vanuit jouw rol alles doen wat nodig is, tenzij er een regel is die het verbiedt.
Betrokken werken
waarbij duidelijk vriendelijk is
Wanneer je werkt binnen de RSPND methode vervul je vaak meerdere rollen. Als eigenaar van deze rollen krijg je de autoriteit en vrijheid om ze op jouw manier in te vullen. Maar om dat ook echt te kunnen en durven doen, is het essentieel dat je duidelijkheid hebt en de opdracht binnen jouw cirkel van invloed valt. De RSPND methode helpt je doordat alles expliciet wordt gemaakt. Hierdoor ontstaat er ruimte omdat je je nooit hoeft af te vragen wat er van je verwacht wordt of impliciete toestemming hoeft te zoeken.
Ook van je collega’s mag je duidelijkheid verwachten en andersom mogen je collega’s dat ook verwachten van jou. Deze duidelijkheid gaat niet enkel over jouw verwachtingen naar hun, maar ook over waar je zelf staat en mee bezig bent binnen de organisatie. Je controleert daarom regelmatig je rollen op “fit” en waar nodig geef je rollen terug of neem je nieuwe aan. Op deze manier helpen we elkaar en de organisatie vooruit.
.
Effectief werken
en meten wat belangrijk is
Om effectief te kunnen werken is het belangrijk om te weten waar iedereen naar toe aan het werken is en regelmatig te checken of we nog op de goede weg zijn of er bijgestuurd moet worden. Om deze reden maakt iedereen binnen deze methodiek zijn of haar doelen en prioriteiten expliciet en transparant en evalueren we regelmatig onze resultaten.
We geloven daarnaast dat we elkaar nodig hebben om effectief te kunnen zijn. Het durven voeren van moedige gesprekken is onderdeel van deze methodiek, zodat we conflicten niet uit de weg gaan en door middel van eerlijke feedback elkaar en de organisatie. vooruit helpen in de ontwikkeling.
Wendbaar werken
op basis van progressie boven perfectie
We werken op basis van progressie boven perfectie en liever tijd investeren in een waardevol experiment dan in een perfect plan. De reden hierachter is dat we snelheid willen behouden in ons handelen en wendbaar willen blijven om mee te gaan met de externe en interne veranderingen. Een van de uitgangspunten is daarom dat we altijd bij mogen en kunnen sturen wanneer er nieuwe informatie op tafel komt die dat nodig maakt. Door te experimenteren, bij te sturen en fouten te mogen maken, wordt het denken in mogelijkheden gestimuleerd en zorgen we dat er altijd een route is naar een vervolgstap. Je hoeft dit niet alleen te doen en wordt hierbij geholpen door de gemaakte werkafspraken, je collega’s en ook de facilitatoren zullen je tijdens overleggen helpen en uitdagen om je werk zo te benaderen.
Daarnaast zorgen we ervoor dat beslissingen snel en door iedereen gemaakt kunnen worden door te verschuiven van consensus naar consent besluitvorming. Bij consent besluitvorming hoef je niet te eerst zoeken naar draagvlak, compromissen of unanimiteit. In plaats daarvan helpen je collega’s je met advies en kijken jullie samen of het nodig is om eventuele schade uit je plan te halen.
Binnen deze methode beseffen we ons ook dat om wendbaar te kunnen werken, transparantie essentieel is. Via Holaspirit wordt ervoor gezorgd dat alle belangrijke projecten en acties op één plek voor iedereen inzichtelijk zijn. Een belangrijke werkafspraak die hier ook bijhoort is dat we elkaar vooruit helpen met eerlijke, expliciete verwachtingen en beperkingen.